ПРОБЛЕМА

Кирилл ГУЛЕНКОВ, Анна ХМЕЛИНСКАЯ

ПРАЗДНИК ПО ВСЕМ ПРАВИЛАМ

• Где проводить праздник.
• Как рассчитать себестоимость мероприятия.
• Проблемы и как их избежать.

Современный менеджмент уделяет корпоративным праздникам особое место в развитии бизнеса. Свою роль в этом сыграли не только возможности решать многие кадровые и идеологические задачи, но и возникновение определенной моды. Праздники являются частью корпоративной культуры, работа над которой на данном этапе развития отечественного и западного бизнеса считается хорошим тоном и одновременно способом достижения успеха на рынке, Руководители все большего количества компаний начинают понимать, что важно не просто наладить бизнес, но и сделать так, чтобы сотрудникам было комфортно работать, чтобы они чувствовали свою востребованность и заботу о себе.

ГДЕ БУДЕМ ПРАЗДНОВАТЬ?

Выбирая место для проведения праздника, необходимо учитывать вид и формат мероприятия, возраст и вкусы гостей, время года, репутацию заведения.

Киноконцертные залы, театры, дома культуры хорошо подходят для крупных мероприятий. В них есть большой зрительный зал, который можно использовать для официальной части и концертной программы, и фойе, подходящее для проведения банкета. Дополнительное световое оборудование, а также недостающие столы и стулья необходимо арендовать отдельно.

Выставочные залы и музеи. Некоторые из них позволяют проводить мероприятия на своей территории, но за значительную арендную плату. Хорошо подходят для масштабных и пафосных мероприятий.

Аквапарки, боулинги, клубы подходят для компаний, большая часть сотрудников которых - молодежь. Здесь есть основная зона (бассейн, дорожки) и ресторан для проведения банкета. Аренда всего зала недешева, а иногда и невозможна. В таких случаях приходится мириться с присутствием других посетителей. Этот вариант подходит, когда задачей проведения праздника ставится сплочение коллектива и проявление творческого потенциала сотрудников.

В боулинг-клубах цены зависят от времени суток и дня недели, а также от престижности заведения.

В клубе "Апельсин" цена за дорожку в дневное время суток составляет 240-540 руб. в час, в вечернее и ночное (с 18.00 до 5.00) 660-780 руб. в час. Имеются ресторан и суши-бар.

В клубе "Экстрим" цены несколько выше - 420-660 руб. в час в дневное время (до 20.00 в будни и до 18.00 в субботу) и 660-780 руб. в час - в вечернее и ночное. В воскресенье расценки такие же, как в будние дни. Кроме того, есть возможность воспользоваться услугами инструктора по боулингу.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

В клубе "Носорог" помимо боулинга (450 руб. в дневное время, 600-720 руб. в час вечером) есть тир, дартс, предоставляется площадка и аксессуары для игры в пейнтбол (аренда оборудования + 150 шариков с краской - 500 руб.). Возможна аренда одного из двух залов (4000 и 5000 руб. в час) или всего клуба (9000 руб. в час).

В клубе "Кураж" стоимость аренды дорожки 360-480 руб. в час в будние дни и 540-720 руб. в час в выходные.

Возможно, событие, которое вы планируете отмечать, очень торжественное, с участием важных гостей, или же вы не уверены, что ваши сотрудники по достоинству оценят идею спортивного отдыха. В таком случае атмосфера боулинг-клубов вам не подходит и лучшим выходом будет аренда кафе или банкетного зала.

В клубе "16 тонн" банкет обойдется вам в сумму 55-65 у. е. за человека, фуршет - 45 у. е. за человека.

В кафе "Мезальянс" есть два зала на 30 и 40 человек. Аренда зала обойдется в 200 у. е. Стоимость обеда на одного человека - 1200-1500 руб. Греческий зал рассчитан на 100 человек. Аренда бесплатная, стоимость обеда - от 700 руб. за человека.

Летом для проведения корпоративных выездов на природу очень удобны теплоходы. Участники садятся на судно на одном из причалов города, банкет проводится на теплоходе или на берегу, а затем теплоход доставляет гостей обратно к месту посадки. Арендуемый чаще всего теплоход класса "Москва" имеет две палубы: закрытую нижнюю и открытую верхнюю. Если рассадить гостей, то на каждой палубе помещается по 40-60 человек. В фуршетном варианте (гости стоят) теплоход может взять на борт 150-200 человек. Но, чтобы не было тесно, при таком количестве народа лучше арендовать "спарку", когда два теплохода связываются и идут вместе "борт о борт", позволяя людям на ходу переходить с одного на другой.

Аренда теплохода обычно длится 5-8 часов с почасовой оплатой. В финансовом плане это весьма доступно.

Но есть и минусы проведения праздника на теплоходе: на нем всегда мало места, особенно для танцев. Кроме того, ни гости, ни артисты не могут сойти с теплохода, когда захотят. Поэтому приходится либо всем "вариться" вместе до конца плавания, либо теплоход ходит по кругу, высаживая одних и забирая на борт следующих.

Пансионаты хороши для проведения корпоративных праздников, поскольку оснащены всем необходимым: конференц-залами для деловой части, рестораном, банкетными залами, номерами для размещения гостей, к тому же есть все условия для отдыха и развлечений.

Выезд в пансионат, как правило, длится сутки. Утром первого дня участники праздника приезжают на автобусах или машинах, заселяются, отдыхают. Во второй половине дня все собираются в конференц-зале для официальной части мероприятия, которое сменяется торжественной частью - банкетом, шашлыками, фейерверком, танцами. Наутро запланирован завтрак и отъезд домой.

При организации корпоративного отдыха следует учитывать такие факторы, как зависимость от погоды, мощность акустической аппаратуры (она должна быть более мощной, чем в помещении), возможность отключения электроэнергии (можно арендовать мобильный генератор).

В плане бюджета отдых в пансионате обойдется очень недешево, несмотря на то, что разброс цен довольно широк. Рассмотрим некоторые варианты.

"Гелиопарк". Расположен в 45 км от Москвы. Проживание одного человека на 2 дня с завтраком и обедом (шведский стол) 2050 рублей (минимум при стандартном номере). Ужин (без шашлыка) 500 рублей. Аренда большого зала (примерно 60 человек) на день 6000 рублей, малого (20 чел) - 3000 руб.

"Восход". Расположен в 57 км от Москвы, 10 км от Сергие-ва Посада. Аренда банкетного зала на 4 часа стоит 8 000 руб., на 16 часов - 10 000 руб. Аренда конференц-зала - 300 руб. в час. Проживание 1 человека от 700 до 1350 руб. в день, двоих (в одном номере) - от 1190 до 1360 руб. в день трехразовое питание включено в стоимость номера.

"Олимпиец". Расположен в 22 км от Москвы по Ленинградскому шоссе на берегу канала им. Москвы и реки Клязьма. Двухместный однокомнатный номер стоит 2500 руб. в сутки. Трехразовое питание с официантским обслуживанием от 350 руб. Лекционный зал на 130 мест стоит 1000 руб. в час, аудитория на 25 мест - 1000 руб. в час.

Но, предположим, вы не хотите никуда выезжать из офиса и хотите провести праздник прямо на рабочем месте. В этом случае тоже есть возможность сделать ваше торжество запоминающимся. Прежде всего необходимо выбрать в офисе место основного действа. Позаботьтесь о том, чтобы все поместились, всем было удобно и хорошо видно.

Затем нужно позаботиться о еде для проголодавшихся за день сотрудников и предусмотреть уборку последствий корпоративного веселья. Как правило, выездные рестораны не только предоставляют услуги по уборке территории и организации корпоративного питания, но и занимаются организацией мероприятий "под ключ".

Средняя стоимость фуршета колеблется в пределах от 25 до 40 у. е. за человека, банкета - от 30 до 80 у. е. за человека. Освещение, украшение офиса, выступление артистов, в том числе и звезд, и даже дискотеку также можно заказать в фирмах, занимающихся организацией праздников.

ПРАЗДНИК УСТРАИВАЮТ ПРОФЕССИОНАЛЫ

Если у вас нет времени ломать голову над тем, как, что и когда должно происходить, можно доверить эту работу специалистам. Существуют многочисленные фирмы, которые занимаются подготовкой праздников "под ключ", начиная с режиссуры и заканчивая фейерверками и фирменной оберткой для подарков. Диапазон цен очень разный: присутствие ведущего на празднике обойдется в среднем в 150-300 у. е., музыкальное оформление - от 30 у. е., развлекательная программа от 50 у. е., присутствие "звезды" - от 1000-1500 у. е. за 40 минут. Фейерверк и дискотека обойдутся от 110 у. е. каждый. Некоторые агентства предоставляют возможность выбрать место проведения праздника, включая старинные особняки в центре Москвы. Стоимость подобной услуги колеблется от 40 до 2000 у. е. за человека в зависимости от выбранного вами места. Все агентства предоставляют услуги фото и видеосъемки вашего мероприятия (цифровая видеосъемка в среднем стоит 25 у. е. в час, фотосъемка - 150 у. е. за 7 часов, 200 у. е. - за 8 часов на цифровую камеру).

В любом агентстве вам предложат несколько вариантов проведения праздника, но возможно, вам не хочется обращаться в агентство или вы хотите продумать все заранее, чтобы прийти с готовым решением. Праздники необязательно проводить в классических посиделках за столом, есть множество способов разнообразить торжество, сделав его незабываемым. Для этого необходимо найти тему предстоящего мероприятия и прописать его сценарий. Тема может быть связана с деятельностью компании (запуск нового продукта), определяться географией (например, открытие первого представительства вашей компании в Париже) или историей (например, 1 мая). Выбранную тему можно использовать для направления разговора или игры, выбора стиля украшения офиса и костюмов (если сотрудники поддержат эту идею).

И вот вы определились с технической стороной вопроса. Вы поняли, что хотите, где и сколько это должно стоить и как выглядеть. Тем не менее на этом увлекательное занятие подготовки к корпоративному празднику считать законченным еще нельзя. Ведь существует еще личностный фактор. Даже если вы учли интересы и пристрастия своих сотрудников при планировании предстоящего мероприятия, необходимо принимать во внимание характер отношений внутри компании, симпатии и антипатии, разницу в темпераментах. В нерабочее время люди обычно сами выбирают, как, где и с кем общаться, поэтому корпоративный праздник на работе является в некотором смысле искусственной ситуацией. В связи с этим желательно придерживаться следующих правил.

• При вовлечении максимального количества людей в организацию корпоративного праздника растет число людей, заинтересованных в его успешном проведении.
• Позаботьтесь о расслабленной атмосфере на празднике: пусть ни у кого не будет впечатления, что пребывание на нем носит принудительный характер.

• Хорошо, если вам удастся разбить уже создавшиеся группировки, чтобы дать людям пообщаться с новыми собеседниками. Но не стоит делать это насильно: кто-то комфортно себя чувствует только при общении со старыми знакомыми.
• Если у вас нет ведущего, то приготовьтесь, что это будете вы. В этом случае лучше заранее вспомнить несколько анекдотов или забавных случаев из своей жизни, чтобы заполнять паузы, разрядить напряжение и стимулировать других рассказать что-нибудь свое.
• Много хорошо тоже плохо. Возможно, не стоит собирать весь коллектив для празднования дня рождения каждого сотрудника, а вместо этого поздравлять всех именинников в конце месяца.

  ПРИМЕР

  Вот несколько сценариев корпоративных мероприятий, которые предлагают российские компании - организаторы праздников.

  Тема Робин Гуда с созданием зажигательной атмосферы азарта и состязания, приключенческо-романтического настроения и возможностью окунуться в данную эпоху. Тема съемок продолжений известных кинофильмов, где гости становятся актерами. Тема поиска клада на острове в компании моряков и пирата с затонувшего корабля. Празднование дня Ивана Купалы.

• Порядок расположения людей за столами может также преследовать политические цели вашей компании. Возможно, для оптимизации процесса потребуется посоветоваться с дирекцией или неформальными лидерами (или и с теми, и другими). Если вы хотите поспособствовать смешению людей из разных отделов, расширению их коммуникативных связей, можно назначать места директивно, разложив карточки с именами или визитки на столах. Если вас не особенно волнуют вопросы коммуникации или для вас важно обозначить границы различных групп и подразделений, рассадите людей прямо по отделам (карточки с названием отделов на столах). Этот процесс можно оживить, проведя жеребьевку столов. В том случае, если ваши сотрудники образуют достаточно однородную группу или если порядок расположения людей за столами не имеет значения, позвольте им рассесться самим.

БЕЗ ПРОБЛЕМ НЕ ОБХОДИТСЯ

При проведении корпоративных праздников можно столкнуться с рядом проблем. Вам придется учитывать сложности, связанные с употреблением спиртных напитков, а также возможность сексуальных домогательств и другого недостойного поведения. Предлагаем вам девять рекомендаций, которые помогут избежать этого.

1. Честность - лучшая политика. Убедитесь, что все сотрудники знают принципиальную политику вашей компании в отношении наркотиков и злоупотребления алкоголем.

2. Разъяснение политики компании. Перед проведением корпоративного праздника используйте доску объявлений, электронную почту, конверты для раздачи жалования, чтобы разъяснить ваши принципы и предостеречь от эксцессов.

3. Пусть будет выбор. На корпоративном празднике должен быть большой выбор безалкогольных напитков.

4. Закусывайте и веселитесь. Лучше подавать поменьше соленой, жирной и сладкой еды, вызывающей жажду. Выбирайте блюда, богатые крахмалом и белками, замедляющие всасывание алкоголя в кровь.

5. Назначайте распорядителей. Предупредите организаторов, что даже на корпоративном празднике они отвечают за соблюдение политики компании, касающейся наркотиков и злоупотребления алкоголем. Местная охрана должна так же бдительно следить за порядком, как и при обычном мероприятии, но до принятия штрафных мер обяжите местную охрану согласовывать действия с представителями вашей корпоративной службы безопасности.

6. Альтернативный транспорт. Заранее предусмотрите альтернативный транспорт для всех участников корпоративного праздника.

7. Никаких тостов "на посошок". Ближе к концу корпоративного праздника не предлагайте спиртного и уберите со стола бутылки.

8. Служба безопасности должна на празднике работать, а не отдыхать. Необходимо обеспечить присутствие и работу представителей собственной службы безопасности. Рекомендуемая пропорция - 1:30.

9. Руководители на празднике тоже не отдыхают, а работают. Если стоит цель улучшить коммуникацию между сотрудниками и сплотить их, то можно выбрать одну из двух стратегий. Первая - быть тамадой. Вторая - серым кардиналом, а тамадой назначить неформального лидера или приглашенного ведущего. В последней роли у руководителя больше возможностей, т. к. многое он может сделать незаметно и руками других участников.

Хорошо продуманное и проведенное мероприятие способствует возникновению более благоприятной и дружелюбной атмосферы в коллективе, облегчает коммуникации между отделами. Иногда это может стать даже PR-акцией, как это произошло в одной фирме, где традиционной формой проведения праздника был капустник. Знакомые руководства, работающие в конкурирующих фирмах, приглашенные на праздник тайно, потом с восторгом отзывались о командном духе этой компании.

Однако проведение корпоративной вечеринки может дать и обратный эффект: непредвиденные выходки сотрудников или излишне демократизированный "выход в народ" руководителей, конечно, не сорвут мероприятие, но могут подпортить настроение и помешать сплочению коллектива.

На пути к организации корпоративного праздника существует множество ловушек. Можно учиться их обходить самостоятельно, а можно обратиться за помощью к специалистам. Например, на тренингах компании "Топкадр" вас научат обходить подводные камни организации мероприятий, объяснят психологические аспекты работы с коллективом и дадут множество ценных рекомендаций. Особенностью этой компании является индивидуальный подход к проведению каждого тренинга: все они строятся на материале заказчика и с учетом специфики его бизнеса.

Таким образом, очевидно, что проведение корпоративных мероприятий является не только неотъемлемой частью жизни коллектива, но и важнейшим элементом и средством формирования корпоративной культуры, фактором, оказывающим влияние на становление имиджа компании и развитие бизнеса в любой области.